Il mio kit da freelance: tutto quello che uso (e perché)
Strumenti, app e attrezzi del mestiere che mi hanno aiutato a lavorare meglio (e guadagnare di più) da libero professionista
Cari amici dell’orso Bruno,
qualche settimana fa ho raccontato il mio esodo dai social pensando che passasse inosservato, proprio perché non potevo condividerlo da nessuna parte. In realtà, è stato forse l’episodio più letto della mia newsletter. Credo di aver toccato un tema molto condiviso, come mi hanno confermato diverse persone che mi hanno scritto per dirmi che sì… pure loro si erano disiscritti da Facebook o Instagram o stavano pensando di farlo, o invidiavano la mia decisione.
In un certo senso, questo episodio è collegato. Quasi un anno fa, il 13 febbraio del 2024, a bordo strada di una via centrale di Roma, mentre le auto ci sfrecciavano intorno, ho detto al mio capo che mi sarei licenziato («non sei tu, sono io. Ma se vuoi possiamo restare amici»). Era l’inizio di un percorso che mi avrebbe portato, da lì a qualche mese, a iniziare una carriera da freelance.
IN QUESTO EPISODIO VI SVELO COME HO COSTRUITO IL MIO METODO DI LAVORO, utilizzando app, strumenti e oggetti. È la mia ricetta, che credo possa adattarsi non solo per altri liberi professionisti ma per chiunque faccia un lavoro intellettuale, creativo o da ufficio. Ovviamente, con aggiustamenti personalizzati.
Gli attrezzi del mestiere
Da subito, uno degli aspetti che più mi hanno interessato è stato capire come rendere produttivo il tempo che avrei avuto a disposizione. In altre parole: non avendo più orari fissi e non essendo più alle dipendenze di nessuno, avevo bisogno di non cedere alle distrazioni per rendere il mio lavoro davvero un lavoro. Remunerativo.
Ho scoperto che esistono ore di video su youTube, un’immensità di articoli e di consigli che insegnano trucchi per fare esattamente questo. Ho scoperto anche due cose:
che per riuscirci bisognava investire del denaro
e che nessuna ricetta pronta poteva essere copiata pari pari.
Siamo diversi
Ognuno di noi funziona in modo diverso ed è questo il bello di una carriera da freelance: si può iniziare a scoprirsi un po’ di più e a costruire il lavoro intorno a questo. È un’esperienza che mi ha professionalizzato molto e che mi sarà utile anche se un giorno dovessi tornare a fare un lavoro da dipendente. Pensare che esistano formule che si adattano a tutti, soprattutto se si fa un lavoro intellettuale o creativo, è una follia che rischia di avere l’effetto opposto: perdere tempo e fare un lavoro peggiore.
Qui insomma non rivelerò nessuna formula segreta per diventare freelance di successo (ammesso che io lo sia – e su questo potremmo discutere), ma solo un insieme di “attrezzi del mestiere” che ho sperimentato quest’anno e che ho scoperto fare al caso mio.
Sono divisi in due capitoli: oggetti e applicazioni; ma devono essere pensati come un ecosistema unito che ha costruito il mio ufficio casalingo nell’ultimo anno.
Guadagnare di più
Tutto questo mi ha permesso di lavorare meglio, di ridurre le distrazioni e – fine ultimo di ogni cosa – di aumentare il fatturato. Ovviamente non ho comprato tutto subito: ho aggiunto ogni cosa nel tempo, ogni volta che ne avevo bisogno.
Però – e questo è stato il primo insegnamento – andare “al risparmio” su queste cose mi avrebbe paradossalmente fatto guadagnare meno.
Ovviamente non tutto è fisso e immutabile, alcuni di questi oggetti e di queste applicazioni li cambierò probabilmente nel corso dei prossimi mesi. Anzi, spero una cosa: che fra di voi ci sia qualche altro maniaco come me, che voglia commentare per farmi scoprire cose nuove. Alla fine, sperimentare è una delle cose più belle di questo lavoro.
PS fondamentale: non ho accordi commerciali (purtroppo) con nessuno dei produttori che consiglio. Non ho revenue, non ho ricevuto prodotti in omaggio da testare.
PS2: io lavoro come giornalista e consulente editoriale, quindi per gran parte del tempo faccio soldi con la scrittura. Quindi alcune scelte derivano da questo; ma penso che molti “attrezzi” siano adatti anche per altre professioni, come dicevo paradossalmente anche per chi è dipendente e lavora in un ufficio.
1) GLI OGGETTI
La sedia
Questo è stato il primo acquisto, praticamente in contemporanea con l’apertura della partita iva. Il pacco è arrivato a casa prima di me.
Avendo sofferto in passato di mal di schiena (possibile tema per un’altra newsletter), avevo bisogno di una seduta comoda, ergonomica, dove passare le ore. Sorprendentemente, ho letto recensioni entusiastiche di una sedia dell’Ikea e le posso confermare tutte.
L’ho accompagnata a un tappetino nerd per non rovinare il parquet con le rotelle.
Se leggete questa newsletter nella vostra casella email, è possibile che a un certo punto venga troncata. Potete leggere il testo completo cliccando su “apri nel browser” (o qualcosa di simile) o andando qui.
Le cuffie
Questo è stato un investimento fatto tempo fa, prima ancora che diventassi freelance, ma è diventato fondamentale dopo. Da alternare alle classiche airpods pro, sono fondamentali per isolarsi, immergersi negli ambienti sonori e trovare la concentrazione migliore.
Probabilmente si possono trovare modelli molto più economici, meno da “audiofili”. Nel mio caso volevo qualcosa che mi durasse una vita, ascoltando musica praticamente sempre.
Per chi non ha queste esigenze si può spendere molto meno.
Pallina antistress rossa
Fondamentale. Ci sono momenti in cui non riesco a scrivere senza. L’ho comprata su eBay a meno di un euro. La torturo mentre penso a certe parole che non mi vengono.
Il timer
Sono un convinto sostenitore della tecnica del pomodoro, che è il modo migliore per essere produttivi, senza rischiare il burnout. Funziona così: ti concentri su un lavoro — uno soltanto — e lo fai per 25 minuti, seguiti da 5 di pausa. Ripeti il ciclo quattro volte, poi fai una pausa più lunga. E poi riprendi.
Ci sono tantissime app che permettono di tenere monitorato il tempo senza distrazioni, io ho scelto di usare un classico timer da cucina (questo) perché mi aiuta a non deconcentrarmi.
La tastiera
Altro aspetto fondamentale. Per gran parte del tempo ho usato la tastiera classica del mio mac, poi mi sono accorto che mi portava a fare parecchi refusi e mi stancava.
Ho fatto una lunga ricerca (davvero, per settimane) e alla fine ho scelto la tastiera che faceva per me: è una tastiera meccanica, cioè con specifici interruttori sotto ai tasti che funzionano con le molle. È una Keychron V6 MAX (questa) con un set di interruttori Gateron brown. Io ho scelto un modello pre-assemblato che soddisfaceva le mie esigenze; ma poi potrei virtualmente cambiare ogni singolo tasto. Sono felicissimo di questo acquisto.
PS: se come me comprate una tastiera online, occhio a sceglierla del formato ISO italiano, per avere i tasti che utilizziamo in Italia (a meno che non scriviate in altre lingue).
Le luci
Una cosa che avevo sottovalutato è il fatto di avere un sistema di illuminazione per la mia scrivania che fosse all’altezza e versatile. Soprattutto quando lavoro la sera, è fondamentale. Ma lo è anche per leggere.
Ho comprato un bridge della Philips e l’ho collegato al modem, per poter controllare le mie nuove luci per la scrivania, che ora posso controllare attraverso lo smartphone, cambiando colori, intensità e scenari. Lo so, sembra da nerd (e probabilmente lo è). Ma davvero mi aiuta a lavorare meglio.
Le luci che ho comprato sono due:
Philips Hue White and Color Ambiance Lampada da Tavolo LED Smart Play, Kit Base con Alimentatore Incluso, 2 pezzi - posizionati dietro allo schermo del computer
Philips Hue White and Color Ambiance Lampada da Tavolo Hue Go Portable - una classica lampada da tavolo, che però poi mi posso portare in giro senza fili e posizionare dove mi è più utile.
Il diffusore
Ho una collega/amica siciliana che mi prende bonariamente in giro per questo, ma non importa. L’ho scoperto in un mercatino di Natale in un piccolo paese trentino e me ne sono innamorato.
Si chiama Fogo ed è un diffusore costruito in legno dei boschi trentini, che si può riempire con essenze di cirmolo o di abete, crea un finto fuoco sulla scrivania e diffonde il profumo dei boschi. Si alimenta con l’usb, quindi può essere collegato anche al computer per dargli energia.
Una delle cose più belle del lavoro freelance è che teoricamente puoi lavorare da qualsiasi posto (appunto per la primavera-estate 2025: sperimentare il lavoro in luoghi inaspettati). Ma se proprio devi stare a casa, puoi comunque diffonderti il profumo dei boschi e immaginare di essere altrove.
2) LE APPLICAZIONI
I miei programmi di scrittura
Sono fondamentalmente tre e hanno ognuno una funzione specifica:
Microsoft Word - l’originale (perché ho provato altre versioni e non mi sono mai trovato bene). Lo uso per articoli/newsletter semplici, scrittura quotidiana, cose ordinarie.
iA Writer - quando la scrittura si fa più complicata, utilizzo questo programma. Che in sostanza elimina completamente tutte le distrazioni. Va a schermo intero, e rimane solo la scrittura, senza nient’altro intorno. È incredibile come a volte sia importante essere da soli con le proprie parole.
Scrivener - un gioiello per chiunque ami scrivere. Di gran lunga il mio preferito, ma lo uso quasi solo per i progetti più complicati, per i prodotti più lunghi, per le ricerche e per i libri. Per poterlo sfruttare al meglio bisogna fare un tutorial che te ne illustra tutte le potenzialità, poi si può adattare quello che si ha imparato al proprio lavoro. È utilizzato molto per la scrittura creativa (da romanzieri e sceneggiatori), ma anche dai ricercatori. È stupendo perché permette di utilizzare strumenti avanzati per organizzare il proprio scritto, con delle aree dedicate alla preparazione e alla ricerca. Ma anche di scrivere singole scene che poi possono essere organizzate. È potentissimo (ma solo per chi ha la pazienza di seguire tutto il tutorial).
Utilizzo poi Obsidian per singoli appunti più occasionali (di solito schede di lettura di articoli o libri) e GoodNotes per scrivere “a mano” sull’iPad, perlopiù per studiare, fare mappe mentali e disegnini con l’apple pancil (così prendo anche appunti durante le call).
Organizzare il lavoro
Molti usano Notion, un programma fortemente personalizzabile, dove si possono organizzare progetti, conservare appunti e tenere traccia di ciò che si fa. Il problema è che richiede un lungo lavoro di preparazione e customizzazione (esistono diversi tutorial su YouTube) e io per ora non ho ancora avuto pazienza di sperimentare (ma non escludo di provarci a breve).
Ho usato per qualche mese Asana, che è praticamente la versione più standardizzata di Notion (molto carina graficamente), ma che comunque non faceva al caso mio.
Alla fine mi sono trovato bene con Things3, che è essenzialmente un programma evoluto per fare liste e scegliere priorità.
La chiave teorica che sta alla base di tutto è il “metodo Gtd” (get things done), che secondo me è la vera chiave per essere un freelance di successo (ammesso che io lo sia, ripeto).
Get things done
Il metodo Gtd è un sistema di gestione del tempo e della produttività creato da David Allen (in questo libro). È pensato per aiutarti a organizzare e gestire al meglio tutte le attività e i pensieri che hai in mente, riducendo lo stress e migliorando la concentrazione. Il principio di base è liberare la mente dalle preoccupazioni mantenendo tutte le attività e gli impegni organizzati esternamente in un sistema affidabile.
In sostanza si basa su questi princìpî:
RACCOGLI - Tutto quello che richiede la tua attenzione, dalle email agli impegni personali, deve essere catturato in un sistema esterno (come un’agenda, un’app, una lista). In questa fase non importa cosa sia: l’importante è annotare tutto quello che ti passa per la testa, così non rischi di dimenticare niente.
ELABORA - Una volta che hai raccolto tutto, passi ad analizzarlo (velocemente). Qui comprendi meglio tutto ciò che hai raccolto, identificando le priorità. Per ogni elemento, ci si chiede se ha bisogno di un’azione immediata, se può essere delegato (se si lavora in team), posticipato o archiviato. È qui che si decide cosa fare, non fare o rimandare.
ORGANIZZA - Una volta fatta l’analisi, si organizzano i vari elementi. In molti casi le singole azioni possono essere inquadrate in progetti più ampi.
RIFLETTI - Almeno una volta a settimana va fatto un check per controllare che sia tutto organizzato, cosa va modificato, ecc. Se si riescono a fare più controlli a settimana (magari pure una volta al giorno, al mattino) meglio ancora.
FAI - Una volta che hai organizzato tutto, puoi concentrarti sulle attività, una alla volta, basandoti su ciò che è prioritario o fattibile in base al tempo e alle risorse a disposizione.
Ho scoperto questo metodo lo scorso settembre, quando ho iniziato ad avere diversi clienti con cui lavorare in contemporanea su progetti complessi. Per la prima volta ho avuto la paura di non riuscire a rispettare le scadenze. In questo modo ci sono riuscito, praticamente senza stress.
Things3
Things3 - che come dicevo è un sistema evoluto per creare delle liste – si adatta perfettamente a questo metodo, perché ha uno spazio – chiamato “entrata” - dove si possono raccogliere idee o cose da fare. Puoi utilizzare delle scorciatoie (i tasti ctrl+spazio) per annotarti qualcosa al volo, anche mentre stai facendo altro, senza l’obbligo di pensarci subito.
In un secondo momento, puoi dividere tutto ciò che hai nello spazio “entrata” e associarlo ai singoli progetti. Puoi decidere “quando” andrà fatto e la sua “scadenza” (possono essere due date diverse, anzi dovrebbero esserlo).
Le singole task possono essere divise in progetti più grandi e suddivisi poi in sotto-task. Si possono organizzare specifiche aree (ad esempio lavoro, personale, tempo libero, ecc.). All’interno delle aree si possono poi inserire singoli progetti (nel mio caso ho scelto di indicare i clienti) e poi organizzate le task (che sono a loro volta cliccabili per trovarci allegati, appunti, check-list, ecc.).
Spiegato così può sembrare complicato e invece è esattamente il contrario: appena si è capita la logica, è semplicissimo da utilizzare, ma è uno strumento estremamente potente. Ogni giorno troverai un elenco chiaro di tutto ciò che devi fare. A quel punto, basta iniziare: una cosa alla volta.
Structured
Una volta che so esattamente cosa devo fare, al mattino (o la sera prima) utilizzo “Structured” per organizzarmi la giornata. È uno strumento per me fondamentale, perché mi aiuta ad auto-valutare come spendo il tempo, ma anche a ricavarmi degli spazi per fare ciò che mi piace, per una passeggiata, per lavorare a un mio progetto, per uscire a bere qualcosa o per leggere.
In sostanza, prendo ciò che trovo nella scheda “da fare oggi” di things, valuto per ogni cosa quanto tempo mi servirà e poi la posiziono.
Ovviamente non tutto è organizzabile e occorre un po’ di flessibilità. Ma solo così si riescono a portare avanti progetti molto complicati o lavori per più clienti in contemporanea, senza impazzire.
Concentrazione
Una volta organizzato il lavoro, bisogna semplicemente realizzarlo. Ma per farlo è fondamentale concentrarsi.
Siccome la mia buona volontà è debole, io utilizzo Opal per eliminarmi le distrazioni da smartphone e computer. In sostanza, è un’applicazione che ti disattiva le altre applicazioni, per una quantità di tempo che scegli.
A quel punto, applico la tecnica del pomodoro (di cui parlavo sopra) per concentrarmi su un compito alla volta.
Talvolta utilizzo Portal che è un’applicazione immersiva, che crea paesaggi sonori e li associa a video, dialogando anche con le luci della philips.
Intelligenza artificiale
Utilizzo tantissimo ChatGpt nella fase di “brainstorming”, quando ho delle idee non ben definite, quando ho bisogno di cercare delle fonti. È vero che l’intelligenza artificiale commette degli errori, ma solo se ci si affida in maniera cieca. Per quanto mi riguarda, ha accelerato un sacco di processi lavorativi, lasciandomi spazio per fare altro.
Ma forse servirà un episodio specifico della newsletter per raccontare come uso ChatGpt.
Mi rendo conto che tutto questo potrebbe sembrare a molti superfluo e forse qualcosa lo è davvero. Quando ho iniziato a lavorare da freelance il mio incubo era che non sarei riuscito ad adottare un approccio produttivo, simile a quello che adottavo come dipendente, a una carriera potenzialmente ricca di distrazioni e con il solo obbligo, complicatissimo, di riuscire a costruirsi uno stipendio da soli.
Ho pensato di ragionare come un imprenditore, tenendomi da parte del budget per costruirmi questa cassetta degli attrezzi. Sono convinto che mi abbia portato dei benefici superiori a tutto quello che ho speso.
Soprattutto: esistono migliaia di tutorial in giro che ti spiegano come lavorare di più, come lavorare sempre, come essere degli automi della produttività. In realtà, tutti questi strumenti mi hanno semplicemente aiutato a lavorare meglio, lasciandomi poi più tempo libero per fare altro e tenendo conto dei momenti di debolezza o fatica. Il tempo ben speso è la nostra più grande risorsa: vale per una professione, ma forse vale anche per la vita in generale.
Per questo episodio è tutto,
Bruno torna presto,
Daniele
Articolo Top! Grazie
Newsletter preziosissima, grazie Daniele per aver condiviso i tuoi strumenti e metodi! Proverò Structured.
Io lavoro come social media manager e strategist e sono freelance da 4 anni. Un altro tema correlato al tuo discorso per me è il portfolio: come strutturarlo (es. design) e dove (landing? canva? pdf). In questi giorni voglio aggiornarlo, hai consigli su questo? (sistemare il portfolio mi diverte anche molto, ammetto)